Работа на стенде требует максимальной самоорганизации и слаженности. Во многом это зависит от уровня подготовки выставочного мероприятия. Столь ответственное дело лучше доверить опытному специалисту, который сможет предусмотреть массу нюансов и будет готов к оперативному решению непредвиденных ситуаций. Качество подготовки неизбежно влияет на проведение выставки и сказывается на результатах всего мероприятия.
О чем необходимо позаботиться заранее:
- Полиграфия и сувениры. Когда все раздаточные материалы готовы, важно рассчитать требуемое количество экземпляров. Листовок, буклетов, анкет и сувениров, а также папок и пакетов с фирменной символикой должно быть достаточно для обеспечения работы на стенде. Если выставка проходит в том же городе, где располагается офис, то требуемый объем материалов можно доставлять оттуда по мере необходимости. Сложнее дело обстоит с выездными мероприятиями. На такие выставки лучше брать рекламные материалы с избытком. Кроме того, стоит иметь с собой электронную версию печатной продукции, а также заранее наладить контакты с ближайшей типографией, чтобы в нужный момент она могла взять и оперативно выполнить ваш заказ.
- Анкеты, канцтовары. Для результативной работы с гостями экспозиции потребуются анкеты или опросники, которые должны быть с избытком в готовом виде, а также в электронном, для возможности экстренно их допечатать. К таким мелочам, как карандаши, ручки, степлер, антистеплер, скобы, скрепки, скотч, ножницы тоже следует отнестись внимательно, поскольку расход канцтоваров на выставке будет всегда.
- Документы. Заключенные на этапе подготовки договоры, а также оплаченные счета за работу на стенде (вода, свет, аренда места, оборудование, рекламные площадки и проч.) обязательно должны быть при себе в оригинале и в виде копий.
- Организационные документы. Пропуски персонала в выставочный павильон и транспорта на стоянку, командировочные удостоверения, разрешения на ввоз и вывоз экспозиционного оборудования, бейджи сотрудников необходимо перепроверить, чтобы ничего не забыть.
- Цифровая техника. Для работы на стенде непременно понадобится ноутбук, жесткие диски, флеш-карты и другие носители, а также диктофон, фотоаппарат или камера и зарядные устройства к ним.
- Оргтехника. На выставке непременно потребуется принтер и расходные материалы к нему. Такое оборудование не редкость, но лучше иметь собственный аппарат, чтобы оперативно решать производственные вопросы.
- Демонстрационная техника. Обычно на выставках требуется проектор, экран или другое демонстрационное оборудование. Если используется собственная техника, ее привозит персонал компании, если арендованная – то ее доставляют, устанавливают и настраивают представители специальных служб. Второй вариант более предпочтителен, поскольку работа с такой техникой и забота о ней требует профессионального подхода.
- Разные бытовые предметы. Для обеспечения работы на стенде наверняка понадобятся фонарик с батарейками, электрочайник и посуда, удлинитель, зеркало, нитки с иголкой, навесной замок, а также аптечка на случай необходимости оказания первой помощи. Все эти и другие мелочи должны быть продуманы, ведь от того, насколько хорошо будет организована инфраструктура, во многом зависит слаженность работы на стенде.
- План выставочного центра, карта города, схема проезда до места проведения выставки. Это поможет сориентироваться в незнакомой обстановке. Важно до начала мероприятия разобраться в том, где находится администрация выставочного центра, медпункт, гардероб, камера хранения, кафе и ресторан, конференц-зал, а также узнать, где располагается городской телефон и факс. Это может потребоваться в плановом или экстренном порядке, потому лучше разобраться во всем заранее.
Обязанности стендистов
Персонал должен четко понимать свои обязанности и быть полностью готовым к работе на выставке. Очень важна организация рабочего времени – прибытие как минимум за полчаса до открытия павильона для посетителей, понимание своих задач, умение работать в команде. Проводить совещания лучше также до начала рабочего дня или после его окончания. Во время работы выставочного центра делать это стоит только в экстренных случаях.
Ежедневно до открытия павильона следует проверять работоспособность оборудования. Делать это имеет смысл даже в том случае, если в предыдущий день техника работала исправно. Важно продумать заранее, кто будет выполнять эти обязанности, а также кто будет устранять неполадки, если таковые возникнут. Для таких целей хорошо иметь в команде собственного специалиста. В ином случае, необходимо заранее оговорить этот вопрос с администрацией выставочного центра или компанией, предоставившей оборудование в аренду.
Присутствие технолога на стенде может потребоваться и для других целей, например, если компания представляет высокотехнологические продукты. Стендисты не всегда могут хорошо в них разбираться, потому в диалоге с клиентами или партнерами может потребоваться квалифицированное мнение специалиста. Однако, если нет возможности обеспечить личное присутствие такого персонала на стенде, можно воспользоваться современными видами связи и наладить on-line трансляцию.
Важно помнить, что успех выставки во многом зависит от профессионализма стендистов и их желания работать с полной самоотдачей. Потому менеджеру важно донести эту мысль до персонала и сформировать хорошо организованную команду.
Подготовка к работе на стенде – ответственное дело, поскольку требует четкого планирования и способности предвидеть самые разные ситуации. Важно обеспечить все необходимое для проведения выставки, а также подготовить персонал к очень ответственной работе.
« На главную