Что иметь с собой к началу выставки

Работа на стенде требует максимальной самоорганизации и слаженности. Во многом это зависит от уровня подготовки выставочного мероприятия. Столь ответственное дело лучше доверить опытному специалисту, который сможет предусмотреть массу нюансов и будет готов к оперативному решению непредвиденных ситуаций. Качество подготовки неизбежно влияет на проведение выставки и сказывается на результатах всего мероприятия.

О чем необходимо позаботиться заранее:

  1. Полиграфия и сувениры. Когда все раздаточные материалы готовы, важно рассчитать требуемое количество экземпляров. Листовок, буклетов, анкет и сувениров, а также папок и пакетов с фирменной символикой должно быть достаточно для обеспечения работы на стенде. Если выставка проходит в том же городе, где располагается офис, то требуемый объем материалов можно доставлять оттуда по мере необходимости. Сложнее дело обстоит с выездными мероприятиями. На такие выставки лучше брать рекламные материалы с избытком. Кроме того, стоит иметь с собой электронную версию печатной продукции, а также заранее наладить контакты с ближайшей типографией, чтобы в нужный момент она могла взять и оперативно выполнить ваш заказ.
  2. Анкеты, канцтовары. Для результативной работы с гостями экспозиции потребуются анкеты или опросники, которые должны быть с избытком в готовом виде, а также в электронном, для возможности экстренно их допечатать. К таким мелочам, как карандаши, ручки, степлер, антистеплер, скобы, скрепки, скотч, ножницы тоже следует отнестись внимательно, поскольку расход канцтоваров на выставке будет всегда.
  3. Документы. Заключенные на этапе подготовки договоры, а также оплаченные счета за работу на стенде (вода, свет, аренда места, оборудование, рекламные площадки и проч.) обязательно должны быть при себе в оригинале и в виде копий.
  4. Организационные документы. Пропуски персонала в выставочный павильон и транспорта на стоянку, командировочные удостоверения, разрешения на ввоз и вывоз экспозиционного оборудования, бейджи сотрудников необходимо перепроверить, чтобы ничего не забыть.
  5. Цифровая техника. Для работы на стенде непременно понадобится ноутбук, жесткие диски, флеш-карты и другие носители, а также диктофон, фотоаппарат или камера и зарядные устройства к ним.
  6. Оргтехника. На выставке непременно потребуется принтер и расходные материалы к нему. Такое оборудование не редкость, но лучше иметь собственный аппарат, чтобы оперативно решать производственные вопросы.
  7. Демонстрационная техника. Обычно на выставках требуется проектор, экран или другое демонстрационное оборудование. Если используется собственная техника, ее привозит персонал компании, если арендованная – то ее доставляют, устанавливают и настраивают представители специальных служб. Второй вариант более предпочтителен, поскольку работа с такой техникой и забота о ней требует профессионального подхода.
  8. Разные бытовые предметы. Для обеспечения работы на стенде наверняка понадобятся фонарик с батарейками, электрочайник и посуда, удлинитель, зеркало, нитки с иголкой, навесной замок, а также аптечка на случай необходимости оказания первой помощи. Все эти и другие мелочи должны быть продуманы, ведь от того, насколько хорошо будет организована инфраструктура, во многом зависит слаженность работы на стенде.
  9. План выставочного центра, карта города, схема проезда до места проведения выставки. Это поможет сориентироваться в незнакомой обстановке. Важно до начала мероприятия разобраться в том, где находится администрация выставочного центра, медпункт, гардероб, камера хранения, кафе и ресторан, конференц-зал, а также узнать, где располагается городской телефон и факс. Это может потребоваться в плановом или экстренном порядке, потому лучше разобраться во всем заранее.

    Обязанности стендистов

    Персонал должен четко понимать свои обязанности и быть полностью готовым к работе на выставке. Очень важна организация рабочего времени – прибытие как минимум за полчаса до открытия павильона для посетителей, понимание своих задач, умение работать в команде. Проводить совещания лучше также до начала рабочего дня или после его окончания. Во время работы выставочного центра делать это стоит только в экстренных случаях.

    Ежедневно до открытия павильона следует проверять работоспособность оборудования. Делать это имеет смысл даже в том случае, если в предыдущий день техника работала исправно. Важно продумать заранее, кто будет выполнять эти обязанности, а также кто будет устранять неполадки, если таковые возникнут. Для таких целей хорошо иметь в команде собственного специалиста. В ином случае, необходимо заранее оговорить этот вопрос с администрацией выставочного центра или компанией, предоставившей оборудование в аренду.

    Присутствие технолога на стенде может потребоваться и для других целей, например, если компания представляет высокотехнологические продукты. Стендисты не всегда могут хорошо в них разбираться, потому в диалоге с клиентами или партнерами может потребоваться квалифицированное мнение специалиста. Однако, если нет возможности обеспечить личное присутствие такого персонала на стенде, можно воспользоваться современными видами связи и наладить on-line трансляцию.

    Важно помнить, что успех выставки во многом зависит от профессионализма стендистов и их желания работать с полной самоотдачей. Потому менеджеру важно донести эту мысль до персонала и сформировать хорошо организованную команду.

    Подготовка к работе на стенде – ответственное дело, поскольку требует четкого планирования и способности предвидеть самые разные ситуации. Важно обеспечить все необходимое для проведения выставки, а также подготовить персонал к очень ответственной работе.

Оставить заявку

Укажите имя

Укажите телефон и/или e-mail

Дайте свое согласие

Отправить